软件案例

用友-T3财务软件在厦门升桦金属制品的实施故事

发布时间:2014-05-19 11:13:23

     厦门市是福建省的一个副省级城市,是全国5个计划单列市之一,同时也是全国首批实行对外开放的五个经济特区之一。国务院相继批准设立海沧、杏林、集美三个台商投资区,实行经济特区现行政策。这些政策吸引了更多的外资企业进驻厦门。
     厦门升桦金属制品有限公司,成立于2010年02月04日。是一家台资经营企业。主要从事金属工艺制品、五金配件、伸缩天线、摄影器材、电子产品、文化用品、卫生器具、水暖器材及橡胶和塑料制品的生产、加工。
企业管理难点
      厦门升桦虽然是今年才成立的公司,但是在今年以前一直是附属于厦门大字工贸有限公司。在同一栋大楼里办公,且仓库共享,由于仓库共享导致在采购办理入库手续时经常误整理对方存货。除此之外,升桦的某些加工产品是直接提供给大字工贸作为组装材料,有时大字生产材料紧急需求,升桦仓库直接把材料传送到大字生产车间。且信息没有及时上报仓库管理员。混乱的仓库管理直接导致库存上的混乱与管理上的不协调,仓库的实际库存数与采购部的库存数不匹配,有的时候明明仓库还有存货,但因为信息上的混乱,在采购部却显示无料,造成多采购,重复采购,导致企业的生产成本上升!
升桦的生产流程是销售人员将销售订单打印发给生产部,生产部根据订单产品开始进行生产,如果生产部库存数不足再到仓管根据小单产品的配件需求到仓管部领料。在生产过程中,生产部在没有材料时才到仓库领料。产成品生产完工后,仓库验收入库,并通知销售部已有货,销售部发出发货通知,仓库打印销售出库单出库。
在应用软件之前,整个生产过程所涉及的所有单据完全手工填制,人工存档。会出现如下问题:
1. 在人员管理上,会出现没有命令单就各行其是开始各项工作,各部门的工作相互间配合性差,工作效率低效益差。各种单据没有建立完善的签名交接制度,责任分不清且无法追究,例如材料入库的不及时严重影响生产部生产,财务上应收应付反映不及时等;
2.升桦的采购计划是采购部门根据采购部本部门库存数的资料,预测采购计划。向供应商发送采购订单。由于仓库人员库存管理混乱,出库入库没有及时登记信息并上传采购部、销售部和财务部,导致仓库的实际库存数与采购部的库存数据不符,影响采购人员订货计划大大失效。
3.生产部领料只是根据实际生产过程中存货的使用情况到仓库领用材料,生产部没有控制生产产品配件需求,致使生产过程材料的浪费和损失。
4.财务人员只能在下个月的上旬才能从各个部门获取数据,由于时间的紧张,财务部只能根据上个月做的产成品入库成本和这个月生产所生产耗用的材料的总金额分摊计算这个月库存商品的成本。升桦是一家生产加工型企业,有一些存货需要委托外厂商加工,但是财务无法将加工费平分到每个存货中。也导致存货的成本核算不太准确。
      公司领导对公司目前的管理现状愁眉不展,公司员工并不是不尽责,他们也很努力工作,有时为了把手上的事情做完,经常自愿留下来加班。这些他都看在眼里,他也清楚最大问题就是部门信息的不及时沟通,老板也曾经在公司会议上强调单据信息传递的及时性,但是由于公司员工人手不足,这就做的有点力不从心了。
      后来我们公司销售部人员挖掘了这个机会,跟陈先生交涉几次,主要讲解用友软件如何实现数据的传递准确性与及时性,并相应了演示了软件简单操作和相关报表数据的查看。销售人员最后用报表数据的简单查询和数据快速传递打动了陈老板。 
齐力断金
       厦门普信的用友实施顾问在对升桦的业务进行了充分的调研后,发现升桦在管理上是有所不足,但也不是有很大的缺陷,主要问题是仓库,生产部,采购部这几个部门的信息传递不及时。还有生产领料没有对生产的产品做一个产品需求配件才回到导致产成品的成本杂乱。采购部与仓库对库存时,要仓库重新盘点库存,制作仓库实际库存数需要耗费大量的时间,而且存货之间容易造成混淆,不利于仓库管理。
       而库存一直是由仓库根据实际收发情况登记出入库账簿,财务根据实际销售开票情况及采购情况同步登记对账账簿,因为信息沟通不够及时,往往导致月底仓库和财务进行核对的时候数量出现对不上的情况,而车间频繁领用低值易耗品也往往不能够及时登记账簿,造成月末低值易耗品材料盘亏数量过多,企业不能做到更好地内部控制采购计划存在重复下计划,忘记下计划等重大问题。
       经过一段时间研究切磋,用友的实施人员针对升桦的具体情况提出了解决方案。鉴于升桦的原材料数目繁多,管理混乱,库存不明晰,开始着手物料的编码工作和大量原始数据的录入。因为基础资料不规范一直未能如愿,这次管理软件的实施,使物料标识也顺利成行,完成存货编码的统一,争取达到“一种物料,一种编码”;存货名称的统一,规格型号一定要科学。物料清单的统一编制,并确保物料清单的准确、及时的录入。
       在实行“一种物料,一种编码”时,财务人员提出以前做账一直未能把委外加工费计生产成本,希望可以通过这次软件实现这个目的。我们实施人员根据这个需求提出了解决方案,就是在委外出库加工时填写其他出库单,委外加工后再填写其他入库单,将委外的加工费及存货的单价一并填在入库单上。财务人员表示仓库人员不知道采购存货价格,而且公司一直以来委外都是直接将存货发给委外商,到月末时委外商会就将一个月的委外加工费发送给采购部。鉴于公司一直是这种情况,且委外加工品都是半成品,没有直接销售。我们建议客户将委外加工半成品分成两种物料,一个是存货素材,一个是委外加工物料,单价就为加工费。并把这个做成一个BOM表,母件就是半成品,子件包括存货素材和加工费。
       我们建议客户生产加工采用生产加工单——领料——分单模式,在月末处理时,财务人员直接通过材料定额分配自动算出生产成本,并将制造费用也分摊到每个存货。这个效果令财务人员非常满意,她很高兴地跟我们说:“以前我在算生产成本时一直很头痛,每个月都要花上好几天的时间才能将存货的生产成本算出来,而且真实性也只有60%,这次用上用友软件真的帮她减轻了很多工作量。
      仓库人员刚开始不是很能接受软件的处理方式,入库出库都要在用友软件输入单据信息,然后打印出来才能签字。这样导致他经常要跑动,他向实施人员抱怨。我们实施人员告诉他在月末的时候,或是与财务,采购对账的时候你就知道现在的不便是为了以后的方便。等到一个月过后,实施人员再去调研操作人员使用情况时,仓库人员告我们他在盘库时软件帮了他一个大忙,你不用像以前那个从excel整理出账上现存量与实际库存数。现在他只要做一张盘点单,将实际库存数盘点出来填入盘点单,这个盘点工作就做完了,不像以前总是要整理账上数据就忙的晕头转向的。 
雨后彩虹
       有了压力才有动力,经过全体员工共同努力后,现在每个库管对库存数量清晰明确,与财务对账,也不麻烦,虽然目前还有一些小问题,但是最大的问题——仓库管理混乱,已经解决了。采购人员参考采购计划更能准确的预算下一期的采购情况。销售订单进行全程跟踪,包括生产进度,采购进度,发货进度,开票进度,收款进度。计划与物料的采购能够配合的顺畅,所有的库存在电脑数据面前一目了然。
       新的一年就要来临,我们相信,升桦肯定会迎来最美丽的春天!

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